好印象でインターンを辞退する方法

好印象でインターンを辞退する方法

インターンのマナー

インターンシップの採用を突破したけれど、何らかの事情で辞退せざるを得なくなってしまう場合も少なくありません。そこで今回はインターンを辞退する場合の断り方について紹介していきます。

インターンを辞退する前に確認しておく事

何らかの理由や事情でインターンを辞退しなければいけなくなった際、まずその企業の辞退の手続き方法を確認しましょう。最近ではホームページなどのインターネットを利用して連絡できる場合も増えていますし、システム上で手続きが出来るのであれば手順に従ってネットで辞退できる場合もあります。

ここで注意しておきたいのが、システム上での手続きが出来たとしても、別な方法で意思を伝えましょう。

インターンを辞退する際の伝達方法は?

では、インターンの断り方としてメールと電話ではどちらが望ましいのでしょうか? 結論からいうと、基本的にビジネスマナーの世界では連絡は電話で行なうものだと考えられています。これはインターンなど学生が対象となっていても変わらないマナーなので、一般的に企業に対してインターンの辞退をはじめとした何らかの連絡を取る場合には電話が基本となっています。

ただし、メールが駄目だと言うわけでなく、どうしても電話での連絡が取れない場合や相手がメールを希望している場合など事情によってはメールでの辞退の連絡も可能だとされています。それ以外であればメールでの連絡は最終手段として考えて、まずは電話で連絡を入れるように心がけることが大切です。

インターンを電話で断る方法

電話でのインターンの断り方として、まず大切なのが先方の都合を考慮することです。相手は企業なので担当者も仕事中で連絡が取れない、時間が取れない場合もあり、場合によっては先方の都合が良い時間帯を確認して掛けなおすようにします。

そして辞退する旨やその理由を簡潔に伝えるようにします。電話越しであっても態度や感情が伝わってしまうので、口調や態度にも気をつけておく必要があります。急いで伝えようとして、一方的に早口でまくし立ててしまわないように注意してください。落ち着つくことも大切です。

またインターに関してのお礼や辞退に関してのお詫びを一言添えておくと丁寧になりますし、相手からの印象も良くなるので話の前後に一言添えるのもおすすめです。

インターンをメールで断る方法

メールでのインターンの断り方のポイントは、電話と違って相手の都合や時間に関係なく送信できるところです。そのため深夜や早朝に送ってしまう人もいるのですが、基本的にメールで連絡する場合には相手の迷惑にならない時間帯で送信するようにした方がよいでしょう。

例えば、会社のメールを勤務後でもスマホなどで確認している会社員もいます。夜中に着信があると「緊急のメール?」と勘違いさせてしまうかもしれません。企業が相手であれば営業時間内、例えば、10~17時の間に送信するのが理想的です。

そして内容としては電話での断り方と同じように、インターンで対応してくれたお礼や事態に関してのお詫びを添えます。この時注意しておかなければいけないのが「辞退してもよろしいでしょうか」など相手に対して確認や許可を求めるような文章にしないことです。あくまでも辞退を決めたのは自分自身なので「インターンシップを辞退します」とはっきり記載しましょう。相手に責任を求めるような文章はNGです。そして、お詫びとお礼の一言をそえましょう。

インターンを断る場合の注意点

インターンの断り方として最も気をつけておかなければいけないことが、辞退すると決めた段階で早めに企業側に連絡を入れるようにすることです。企業側もインターンシップに関しては事前に人数を確認してスケジュールを調整しているので、連絡が遅くなってしまうとその分迷惑を被ってしまいます。そのため、辞退が決まった段階で、早めに連絡をする姿勢を心がけることが大切です。

また電話でもメールでも辞退を伝える際には結論は簡潔に伝えるようにして、嘘をつかないようにするのも気をつけておきたいポイントです。どのような事情や理由があっても辞退する事実は変わらないので、最初にハッキリと結論として正直に伝え、理由よりも、お詫びと感謝を伝える方がスムーズに対応してもらいやすくなります。


インターンシップは辞退そのものよりも断り方が重要

一般的にインターンシップは複数の企業で受けるものだと考えられていて、学生だけではなく企業側もそのように考えて内容やスケジュールを検討しています。そのためインターンを辞退する行為そのものに関しては特に問題はないと言われていますし、辞退したからと言って就職活動に悪影響を与えるものではありません。

ですがインターンの断り方や伝え方、そこから感じ取られる人となりに関してはある程度採用に影響を与える可能性はあります。一緒に働ける価値観や常識は採用の重要なポイントです。「この人は価値観が合わない」「一緒に仕事したくない」と思われないように、断り方や伝え方などのマナーの部分を意識してどのように対応するのかが就職活動の面では重要です。

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