インターンの前に、敬語や電話、名刺交換、ビジネスマナーの基礎をおさえよう

インターンの前に、敬語や電話、名刺交換、ビジネスマナーの基礎をおさえよう

インターンのマナー

インターン生にとって、苦手な敬語や電話応対、名刺交換、でも社会人としては必須なビジネスマナーですよね。ここでは、インターンシップに臨む前に知っておくべきビジネスマナーの基礎をまとめます。

インターンシップとアルバイトの大きな違いは?

インターンシップとは、主に大学生が就職前の一定期間に実際の企業で職業体験の目的で働くことを指しており、略してインターンと呼ばれてます。
近年では、こうしたインターンシッププログラムを実施している企業や、それに参加する学生が増えています。

長期のインターンでは給料が出るケースも多く、一見、アルバイトと同じに思えますが、決められたマニュアル通りに仕事をすることが大事なアルバイトとは違って、インターンでは、社員により近い立場で、自分で考えて行動することが求められ、ビジネスマナーも要求されます。インターンシップは、まさに社会人になる前の予行練習とも言えるのです。

 

挨拶と身だしなみはインターンの第一歩

学生と社会人の一番の違いとして挙げられるのは、仕事に関しての意識や責任感です。インターンシップに取り組む以上は、意識の上では学生ではなく社会人として参加していくことが求められます。

そこで必要になってくるのが基本のビジネスマナーで、準備段階としての心得は「清潔感のある見だしなみと挨拶」つまり外見と立ち振る舞いです。これは、相手に不快感を与えないという社会人としての気遣いと考えれば良いでしょう。

上司や先輩はもちろんのこと同僚(同じインターン)だけではなく、働くフロアに出入りする清掃業者の方などにも明るい挨拶を心がけましょう。

服装に関しては基本的には職場のドレスコードに従いますが、スーツを何着も持っていなくても大丈夫です。ただしアイロンがかかったものを着用するといったことには、注意をしていきましょう。カジュアルであろうがスーツであろうが、社会人は清潔感がたいへん重要になってくるからです。

 

また学生とは異なる時間の感覚を持つようにしましょう。仕事の開始時間の5分前、休憩時間終了の5分前には席に着き準備を整えるなどの心構えを意識することが重要になってきます。

 

敬語は苦手・・・だからこそ、インターンは積極的にチャレンジすべし

ビジネスでスムーズな人間関係を作っていくためには、敬語が大切になってきます。

敬語は「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類に分かれてます。ビジネスマナーの本やネットなどを一通り読んでおけばその違いは理解できるのですが、いざ、実際につかうとなると・・・中堅のサラリーマンでも「敬語が苦手」と感じている人はたくさんいます。

これは正直、経験していくしかありません、失敗するのは当たり前と考えてチャンレジしていくことが大切です。先輩たちもそうして学んできました。間違えてもきちんと謝れば大丈夫です。先輩の注意を素直に聞き、インターン生という身分のうちにたくさん失敗しておくことは将来の力になります。

 

 

電話が苦手なインターン生は姿勢から

ビジネスでは、電話でのコミュニケーションが基本です。そして、会社にかかってくる電話は、その社内の若手が誰よりも早くとることが基本となっています。
つまり、インターン生は積極的に電話をとる姿勢を持たなければなりません。

受話器をとったら、慌てずに、まず1拍おいてから「はい、○○社の○○です」と余裕を持って話しはじめてみてください、「もしもし・・・」は会社では使いません。ついあせって声が小さく早口になってしまわないように、うつむいて話さずに背筋をしっかり伸ばして、相手の聞き取りやすさを考えて、明るくハキハキした声で話しましょう。

また、伝言を頼まれたり、担当者からの折り返しの電話を求められたりします。相手先の名前や電話番号を記載できるようにメモをそばに用意しておきましょう。電話番号や名前などは聞き間違いがないように、復唱し確認をしましょう。

よく使う言い回しをプリントして準備しておけば、あせらずに対応することも可能です。失敗もあるかもしれませんが、大丈夫、それを糧に改善し、しっかりとした電話応対を身に着けましょう。

 


インターン生でも名刺交換の機会はある

 

名刺交換は、ビジネスマナーの基本中の基本と言えます。

学生インターンでは、自身の名刺は用意さていないこともありますが、持っていないくても相手からの名刺をいただく機会はあります。受け取ったときに、困らないように、名刺交換のマナー覚え、受け取った名刺を入れるための名刺入れを準備しておきましょう。

 

名刺交換をするのは、初対面のときが基本です。初対面での第一印象は後々まで大きく影響しますので、できるだけ好感を持たれるようにしましょう。具体的には座っていたら必ず立ちあがって身体を相手の方に向け、相手が名乗った際には「頂戴いたします」と言った後に名刺の名前部分に指がかからないように注意しながら両手で受け取ります。

また名前の読み方がわからない場合には、素直にその場で「何とお読みすればよろしいですか?」と確認しましょう。名刺ではなく必ず相手の顔をきちんと見て挨拶をしていきますが、目を見るのが苦手な人は鼻先を見てもよいでしょう。

 

そして、何より大切なのは、名刺を頂いた後です。名刺は相手の分身です、ホッとして、テーブルの上に適当に置かれたり、すぐにポケットにしまうのを見たらば、相手は良い気持ちはしません。頂いた名刺は、話中は、きちんと揃えてテーブルの上におくなど丁寧な扱いをこころがけましょう。

こういった基本的なビジネスマナーを頭に置きながら、有意義なインターン生活を過ごしてください。

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