就活生必見 電話のかけるときに注意すべき7つのポイント

就活生必見 電話のかけるときに注意すべき7つのポイント

就活マナー

就職活動をしていると、企業に電話連絡をしなければいけないケースは多数発生します。

OB訪問のアポイントや説明会のキャンセル、面接の日時変更、合否の問い合わせ、内定辞退・・・などなど。

 

相手はビジネスパーソンですから、いくら就職活動中の学生だからといって失礼な電話対応をしてはいけませんし、

失礼な態度はマイナス評価になります。

今回は学生が気をつけるべき電話マナーのついて紹介していきたいと思います。

1、電話をかける時間帯

学生のほうから電話をかける場合はかける時間に注意しなければいけません。

というのも、社会人の方は勤務している時間帯があり、そのなかでの忙しい時間帯や外出中の時間帯があるからです。

まず、時間帯に関しては10時から17時の間にかけましょう。

気をつけたいのは昼食の時間。

大手や昔ながらの企業の総務人事ですと12:00~13:00で、きっちり採っているケースが多いです。

最近の企業は昼食時の混雑をはずすために13:00~14:00に昼食をとっているケースもあります。

判別がつかない場合は、10:00-11:00または14:00-17:00が良いでしょう。

また、休日があけたばかりの月曜日の午前中は仕事が忙しいことがあるので、なるべく避けましょう。

 

2、電話する環境

電話をかけるときは周囲が静かなところでかけましょう。

周りがうるさいと聞いてくれている方も聞き取りづらくなってしまいます。

 

3、ゆっくり、はっきりとした声で話そう

もごもご何を言ってるか分からないで話す人がいますが、社会人、それも自分が志望している企業の担当者の方に対してこのような対応をとるとどのような印象をもたれてしまうかは分かりますよね。

また、要件を伝えるのに必死で、早口になってしまわないように、意識してゆっくりと、はきはきと元気のある声で対応しましょう。

 

4、相手の「話をきく」を意識して

 

緊張して、わーっと話して、早く終わりたい気持ちもわかります。

一方的に、こちらの要件を伝える電話になっていませんか?

会話をするつもりで、相手の話を聞くことを意識して電話をしましょう。

 

5、背筋を伸ばして話そう

電話で相手のことなんてみえないのに、姿勢なんて関係あるの?と思う方もいると思いますが、姿勢は話す人の声に大きく影響を与えます。

電話をする際はしっかりと姿勢を正した状態で話すようにしましょう。

一見どうでもよく思えることでも実は大事なことがあるのです。

 

6、しっかりと話す内容を決めておく

電話をするには必ず理由があるはずです。

その話す内容はしっかりと決めておき、場合によってはメモなどで電話をしている常態でも確認できるようにしておきましょう。

だらだらまとまりのない話は相手の方に良い印象を与えわけがありませんよね。

 

7、メモを取る準備をしておく

自分が話す内容は決まっているかもしれませんが、相手が何を話してくるかは分かりませんよね。

話した内容をしっかりと記録しておくためにメモを取りながら電話はしましょう。

 

8、電話の最後にきちんとお礼を

電話が終了しそうになったら、最後に必ず感謝の気持ちを伝えましょう。

わざわざ、貴重な時間を使って電話対応をしてくれたのですから、感謝の気持ちは伝えましょう。

9、電話の最後にきちんとお礼を

企業への電話は慣れないと緊張するものです。

「当たり前のこと」でも、つい忘れてしまうものです。

電話をする前に確認をしておきましょう。

こちらの記事も参照にしましょう

■知らないと怖い、就職活動での会社への電話のかけ方

 

■インターンの前に、敬語や電話、名刺交換、ビジネスマナーの基礎をおさえよう


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