会社説明会のキャンセル、好印象のメールでフォローしっかりと対応しよう(例文あり)

会社説明会のキャンセル、好印象のメールでフォローしっかりと対応しよう(例文あり)

会社説明会

就職活動が活発になってくると、どうしてもダブルブッキングで企業説明会のキャンセルをしなければならなくなることってありますよね。

そんな時、どのようにで企業側に伝えたら良いのでしょうか?

企業に連絡するのはとても緊張しますが、今回はメールを使った例文をもとに解説します。

キャンセルの連絡が必要な場合とは


企業説明会の申し込み方法は、就職ナビサイト経由と企業直接の場合とがあります。就職ナビサイトで、締め切り前の場合はマイページからのキャンセルでOKです。企業に連絡の必要はありません。

しかし、就職ナビサイトの締め切り後や企業へ直接申し込んだ場合は、キャンセルの連絡を入れるべきです。

企業側があなたの分の席を用意してくれているからです。

企業説明会はその会社で実施する場合もありますが、多くの場合貸し会議室を借りて開催することが多く、コストがかかります。

さらに、参加人数が変動すると、大きい会議室を借り直したり、椅子やテーブルの数や案内表示を変えたりする手間もかかります。

例文

まずは例文を読んでみてください。その後、それぞれのフレーズの意味を解説していきます。

件名:〇月〇日説明会キャンセルのお願い 〇〇大学〇〇 〇〇
〇〇株式会社
人事部人事課長
△△ △△様
いつもお世話になっております。
〇〇大学○○学部の〇〇 〇〇と申します。
〇月〇日説明会の説明会をキャンセルさせていただきたく、
ご連絡差し上げます。
この度はビジネス実務法務検定の試験日と重なり、貴社説明会に参加することが出来なくなってしまいました。
お忙しい中、折角ご準備頂いたのにも関わらず、
今回このようなことになってしまい、大変申し訳ありません。
別日程がございましたら、是非参加させていただきたいと存じます。
ご多用中、お手数をおかけしまして恐縮ですが、
何卒ご了承のほど、よろしくお願いいたします。
〇〇大学○○学部〇〇 〇〇

件名を分かりやすく

件名:〇月〇日説明会キャンセルのお願い 〇〇大学〇〇 〇〇

メール文の件名は、一目見ただけで内容がすぐわかるようにしましょう。人事担当者は忙しいビジネスパーソンです。

短時間に要件が分かるようなタイトルをつけると、「この学生はデキルな」という印象が生まれます。

相手の宛名を正確に

〇〇株式会社
人事部人事課長
△△ △△様

会社名・部署名・役職は正確に書きましょう。特に会社名に付く「株式会社」や「有限会社」などの会社形態は、会社名の前についてする会社と会社名の後ろに付く会社があります。

間違えると大変失礼に当たります。名刺やHPなどで確認しましょう。

もし分かるのであれば、役職名も記入し、氏名もフルネームで記入しましょう。

挨拶文

いつもお世話になっております。
〇〇大学○○学部の〇〇 〇〇と申します。

お世話になっていますという表現は、ビジネス上の挨拶文として定型になっています。

社会人になって取引先にメールする際は「いつもお世話になっております」となります。

学生の場合「はじめまして」という挨拶でもオッケーです。

この一文を外すと、大変失礼になりますので注意してください。

要件を先に述べる

〇月〇日説明会の説明会をキャンセルさせていただきたく、
ご連絡差し上げます。

と、手短に連絡の要旨を伝えます。この文章で企業側には必要な要件が伝わります。

キャンセルの理由を伝える

この度はビジネス実務法務検定の試験日と重なり、貴社説明会に参加することが出来なくなってしまいました。

キャンセルの理由を述べます。特に意中の企業であれば、正直に事情を説明しましょう。

しかし、正直に言いにくい場合は「諸事情により」という表現でも構いません。

お詫びを述べる

お忙しい中、折角ご準備頂いたのにも関わらず、
今回このようなことになってしまい、大変申し訳ありません。

忙しい中で準備してくれているのに参加できないことを正直に詫びましょう。

相手の立場や気持ちを察することは、大人の礼儀の基本です。

こちらの前向きな意欲を伝える

“別日程がございましたら、是非参加させていただきたいと存じます。”

今回は残念ながら参加できなかったが、「貴社を志望している」という前向きなメッセージを伝えておきましょう。

次回参加する際にプラス要因になります。

本当に次回以降のスケジュールが知りたい場合は、電話で問い合わせることも良いでしょう。

 

重ねてお詫びと手続きの確認

“ご多用中、お手数をおかけしまして恐縮ですが、
何卒ご了承のほど、よろしくお願いいたします。”

再度丁寧にお詫びをしながら、キャンセルの手続きを依頼します。

キャンセル連絡するとマイナスになる?

きちんとキャンセルを入れた場合、マイナスにはなりません。

企業の人事担当者も学生にもいろいろ事情や予定があることは承知の上です。再度応募した際に口頭できちんとお詫びすれば好印象になります。

もし、当日行けない事情が発生したら、すぐに電話で連絡しましょう。

その際は正直に事情を話して理解をしてもらいましょう。意中の企業の場合は、次回のスケジュールを聞いておくのも重要です。

裏を返せば、連絡しなかったり、ドタキャンしたりしてしまう場合は、大きなマイナスのイメージを相手に与えます。

よほどのブラック企業なら別ですが、そういったマイナス情報もきちんと記録しています。

知らない顔して受験しても不合格の「お祈りメール」が来るだけです。

キャンセルの仕方でビジネスパーソンとしての力量が分かる

実は社会人になると、約束をキャンセルしなくてはならないことは、しょっちゅう起こります。

初めてのことで、どうして良いか戸惑いますが、就活生だけに特別のことではないのです。

社会人になると、様々な仕事を同時並行で進めていかなくてはなりませんから、キャンセルするシーンも度々発生します。

仕事上の相手も嫌な思いをすることには変わりはありません。

しかし大事なことは、こちらの都合でそうなったことをスピーディーに誠実に詫びて対応することです。

その対応の仕方次第で、その次からのその取引相手との関係が決まっています。

この事はアルバイトでのクレーム対応にも似ています。

苦情を言ってくるお客さんにいい加減な対応をすると、余計にお客様の感情を逆なでし、大変な問題に発展しますが、誠実にスピーディーに対応すると、よりお客様の信用は高まるものです。

就活でのキャンセルの連絡は大変ですが、就活生の誠意を見せる良いチャンスと捉えましょう。

まとめ

会社説明会のメールでのキャンセルの仕方を、例文を使って解説してきましたが、いかがだったでしょうか?

近年の大学生の就職活動期間は短くなる一方です。

そのため、企業説明会や就職試験のラッシュが続きますね。

さらに大学の授業や試験、どうしても休めないアルバイトなどが重なると、なかなか大変です。

特に、意中の企業の就職スケジュールは外したくないものですが、どうしても参加できないこともあります。

そんな時は今回学んだ内容に沿ってスピーディーにメールを送ってフォローしておきましょう。

きっと次のチャンスが巡って来るでしょう。

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