OB訪問の依頼メール、作法を知り失礼のないように気をつけよう(例文あり)

OB訪問の依頼メール、作法を知り失礼のないように気をつけよう(例文あり)

OB訪問

就職活動のOB訪問。なんとなく実施していませんか? OB訪問・OG訪問の依頼の仕方にも作法があり、間違った作法では不興を買うこともあります。今回は、OB訪問の依頼メールの作法を例文つきで解説します。

■就職活動のOB訪問、依頼からお礼まで、流れを開設(まとめ)

■初めてのOB訪問、知っておきたい就活基礎知識

■OB訪問のメールはマナーを踏まえて好印象に!

OB訪問は、遠慮せずに積極的に申し込みましょう

就職活動を始めた、もしくはすでに始めている学生のみなさん。自身の興味がある企業に知り合いの先輩が勤めている場合、OB訪問・OG訪問をして、リアルな仕事の現場を知ることができるチャンスをしっかりと活かしたいですよね。

ほとんど面識がないのに、連絡しても良いのかな? など遠慮してはいけません!
最初は、社会人の方にメールを送ること自体、緊張したり、萎縮する方もいらっしゃるかもしれませんが、就職活動をおこなう上で積極性はとても重要です。

OB訪問・OG訪問をすることで、興味のある企業や業界の現場をより知ることができるため、実際その企業で面接まで進めた際には大変有利ですし、他の企業への就職活動にも、得た知識や経験が役に立ちます。OB訪問、OG訪問は積極的に利用しましょう。

■OB訪問の電話アポイントの仕方はこちら!

 

OB訪問の依頼メールのポイント

しかし、面識のない社会人経験をされている方へどのように連絡をすれば失礼がないのか・・・。せっかくのチャンスでも、アポイントの段階で、失敗してしまった場合、印象が悪くなってしまうのは避けたいですよね。また、学生時代に親しかった先輩に対しても学生気分でアプローチするのもやめましょう。社会の先輩、ビジネスマンとして合うことを意識してビジネスマナーを守り失礼のない対応を心がけましょう。

では、実際にOB訪問・OG訪問のメールを作成してみましょう。

大切なのは、以下のポイントです。

・何の目的でメールを送ったのかを明確にする
・候補の日時は複数用意しておく

訪問したい企業やOG・OBの方へ、熱意を伝えることも大切なのですが、長文で何の目的なのかがわかりづらいメールだと、良い印象を与えませんし、面倒がられて対応を後回しにされてしまうかもしれません。

要件を明確に伝えつつ、自身の気持ちを簡単に伝える程度がちょうど良いかと思います。また、仕事をされている方へは複数の候補日時を提案するのが鉄則です。

最初のアポイントから候補日時まで提示するのは、失礼に当たるのでは? と心配される方もいるかもしれませんが、例え提示した全ての日時が難しくても、候補日が最初にある方が擦り合わせしやすく、やりとりの回数も減りますので先輩の手間も省けます。安心して記述してください。

 

それでは、OB訪問の依頼メールの例文を見ていきましょう。

件名:OB訪問(OG訪問)のご相談 〇〇大学 〇〇〇〇

本文:
〇〇株式会社
〇〇部 ○○課 〇〇さま

突然のご連絡を失礼致します。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。

この度、〇〇大学のキャリアセンター〇〇さまより、〇〇さまのご連絡先を紹介していただきました。

お忙しい中恐縮ですが、是非、○○様にOB訪問をさせていただきたく、ご連絡させていただきました。

現在、就職活動をする中で、今後の社会を大きく変えていく〇〇の業界に大変興味を持っております。

貴社は、常に新しい視点でサービスを展開し、企業として大きく成長されていることを知りました。

ぜひ貴社に訪問し、〇〇さまのお話をお伺いする機会を頂戴したく、ご連絡した次第です。

突然のお願いで恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

つきましては、以下の日時でOB訪問(OG訪問)させていただくことは可能でしょうか。

00月00日(月) 13:00〜17:00
00月00日(水) 11:00〜17:00
00月00日(金) 11:00〜17:00
他の日時でも大丈夫です。〇〇さまのご都合の良い日時を指定いいただければ伺います。

お忙しいところ、恐縮ですが、
何卒ご確認、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

○○大学○○学部○○学科
佐藤 健
メールアドレス:
携帯電話:
郵便番号:
住所:○○県○○市○○○

 

OB訪問の依頼メールの件名は、一目で、何の要件のメールなのか、誰から送られてきているのか確認できるようにしましょう。

件名:OB訪問(OG訪問)のご相談 〇〇大学 〇〇〇〇

メールの本文は、まず、相手方の会社名や部署、役職名を正確に記載しましょう。間違えると大変失礼なことになります。「○○株式会社」なのか「株式会社○○」なのか、思い込まずに確認しましょう。そして、名前も「斉藤」「齊藤」「菊地」「菊池」など間違わないように注意しましょう。

〇〇株式会社
〇〇部 ○○課 〇〇さま

 

どなたの紹介でメールをしていきていうのかを明示しましょう。

この度、〇〇大学のキャリアセンター〇〇さまより、〇〇さまのご連絡先を紹介していただきました。

メールを送付した趣旨を早い段階で明示しましょう。

お忙しい中恐縮ですが、是非、○○様にOB訪問をさせていただきたく、ご連絡させていただきました。

 

業界や会社に興味を持った理由などを記載しましょう。「熱意を伝えたい」とあまり長く書くのはNGです。メールはシンプルに要件を伝えるものです。

現在、就職活動をする中で、今後の社会を大きく変えていく〇〇の業界に大変興味を持っております。

貴社は、常に新しい視点でサービスを展開し、企業として大きく成長されていることを知りました。

ぜひ貴社に訪問し、〇〇さまのお話をお伺いする機会を頂戴したく、ご連絡した次第です。

突然のお願いで恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

 

スムーズに進めるために、こちらから、日程の候補を出しましょう。

つきましては、以下の日時でOB訪問(OG訪問)させていただくことは可能でしょうか。

00月00日(月) 13:00〜17:00
00月00日(水) 11:00〜17:00
00月00日(金) 11:00〜17:00

他の日時でも大丈夫です。〇〇さまのご都合の良い日時を指定いいただければ伺います。

お忙しいところ、恐縮ですが、
何卒ご確認、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

 

最後に署名をきちんいれましょう。ビジネスメールの基本になります。

 

○○大学○○学部○○学科
佐藤 健
メールアドレス:
携帯電話:
郵便番号:
住所:○○県○○市○○○


OB訪問の依頼メールの注意点

 

メールの返信が来たらすぐに返しましょう

返事がきた際には、素早いレスポンスが重要です。ビジネスマンのスケジュールは忙しいです。早めに滞りのないように返信しましょう。

メールを送る時間帯にも注意

OB訪問などの会社向けメールを送付する際は、いわゆるビジネスの時間帯9:00~18:00に送信しましょう。学生気分で夜に送ってしまわないように注意しましょう。

会社員の中にはスマホなどで会社のメールを随時チェックしている人もいます。深夜に着信した場合「この時間に会社のメールアドレスに着信が来た、何かトラブルで緊急のメールかもしれない」と勘違いされてしまう可能性もあります。就寝中、緊急のメールと思い、スマホを見てみたらばOB訪問の依頼メールだった・・・いい印象を与えませんよね。

携帯のメールアドレスを使う場合は要注意

携帯のメールアドレスは、ブロックがかかって相手の会社からの返信が届かない場合があります。もちろん、まめに設定を解除すれば受信できますが、できる限りPCメールで対応しましょう。

■OB訪問の待ち合わせからお礼まで、抑えておくべきマナー

 


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